Für die meisten Unternehmen ist E-Mail heute ein unternehmensweit eingesetztes, äußerst wichtiges Kommunikationsmittel, das eine im Durchschnitt hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern hat.
Nutzung dieses Kommunikationsmittels bedeutet allerdings, dass es eine erhöhte Zahl an und Größe von E-Mails sowie eine - nicht immer willkommene - Beschleunigung der Geschäftsabläufe mit sich bringt.

Auch die Erwartungshaltung der Mitarbeiter unterliegt einer permanenten Veränderung. Heutzutage erwarten Mitarbeiter eines Unternehmens einen komfortablen und effizienten Zugang zu E-Mail, (Gruppen-)Kalendern, (Gruppen-)Kontakten, E-Mail-Attachments (Anlagen) und womöglich sogar unterschiedlichen Dokumenten des Arbeitslebens – unabhängig davon, wo sie sich aufhalten und mit welcher Art von Kommunikationsgerät sie arbeiten.

Die IT-Abteilung eines Unternehmens muss bei der Erfüllung dieser Erwartungshaltung Aspekte wie Sicherheit, die Entscheiderebene dagegen die damit verbundenen Kosten berücksichtigen. Durch die stetig steigende Nutzung von E-Mail in Unternehmen sind auch die damit verbundenen Sicherheitsanforderungen gestiegen.
Sicherheitsrisiken, die eine IT-Abteilung mit Blick auf den Betrieb eines E-Mail- und Groupware-Servers bewältigen muss, sind vielfältig:

Immer neue Formen von Spam und Viren, rechtliche und interne Vorschriften, das Mithören und die Manipulation von E-Mails durch Dritte sowie mögliche Hardware-Ausfälle, vielleicht sogar Sabotage (von intern und extern) müssen berücksichtigt werden.

Sicherheit ist somit eine klare Priorität, doch gleichzeitig müssen die Kosten im Auge behalten werden. Engpässe sind üblich im IT-Bereich, da üblicherweise verlangt wird, immer mehr mit immer weniger zu leisten.
Daher sind IT-Verantwortliche auf der Suche nach einem System, das die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter erfüllt und gleichzeitig mit berechenbaren und im Budget bleibenden Kosten zu betreiben ist.

Das System muss mit vertretbarem Aufwand einzuführen, zu verwalten und zu warten sein, im besten Fall auf standardisierter und nicht zu teurer Hardware zu betreiben und mit immer neuen Absicherungen gegen stetig wachsende Bedrohungen von aussen und von innen zu schützen sein.